電子帳簿保存法の改正

11月から12月にかけて、少しコロナ感染が落ち着いているように感じますが、感染対策に気を抜くわけにはいきません。
今月は年明け早々に適用される電子帳簿保存の改正について説明させて頂きます。

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上に資するために、「電子帳簿保存法」が改正され、令和4年1月1日から施行されます。

社員や役員に対して支払う以下の給与関連費用には、源泉所得税が課税されませんが、当然に一定のルールがありますので、その概要を説明いたします。

1.電子帳簿保存法とは

各税法で、原則、「紙」での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で、電磁的記録(電子データ)による保存を可能にすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務を定めた法律で、3種類に区分されます。

(1)電子帳簿保存
(2)スキャナ保存
(3)電子取引

(1)と(2)は要件などの緩和が改正項目ですので、今回の改正で義務付けされた(3)の電子取引について説明します。

2.電子取引の電子データ保存義務化

令和4年1月1日以降は、メールで送信された請求書やカード利用明細書等の書類は紙ではなくデータで保存しなければならないということになります。これは事業規模関係なく、企業・個人事業主が対象となります。
これは事業規模関係なく、企業・個人事業主が対象となります。
最近では、楽天市場やAmazon等インターネットでの商品購入の増加や、請求書、契約書等を電子メールで受領する事が多くなってきています。

その際、従来は電子で行われた取引をわざわざ紙に印刷をして保存していた企業も多かったと思いますが、今後は紙保存が廃止となり電子で受け取った場合は、そのまま電子データで保存することが義務化されます。

電子データで保存する際には、保存要件があり要件通りに保存することが求められており、要件通りに保存していないと国税関係書類とはみなされなかったりする可能性があります。

3.電子取引の保存要件

保存要件は以下のいずれかを行うこととなっています。

(1)タイムスタンプが付与されたデータを授受
(2)データの授受後速やかにタイムスタンプを付与する
(3)データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用すること
(4)訂正削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行うこと
 (事務処理規定のひな型は国税庁のHPにあります)

4.考えられる具体的な電子取引とは

(1)取引先から郵送ではなくメールで請求書・注文書・領収書(PDF、エクセル)などを受け取る。
(2)Amazonや楽天市場等インターネットで商品を購入した際の領収書、請求書、契約書等をダウンロード、またはインターネット画面で表示される取引明細をハードコピー(プリントスクリーン)する。
(3)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用する。

例えば(1)の取引先からの請求書を受け取った場合、取引先のタイムスタンプが付与されているか、されていない場合には自らタイムスタンプを付与する必要がありますが、「訂正削除の防止に関する事務処理規定」を作成し備え付けておくことでも構いません。

又、可視性の要件として、データの保存に検索機能を確保することが求められており、例えば、取引先からの請求書であれば、データファイル名に、日付・取引先名・金額を記載するなどの措置が必要です。

5.補足

国税庁HPの【お問い合わせの多いご質問】に、仮に従来通り電子データをプリントアウトし書面で保存していた場合でも、その取引が正しく記帳され申告にも反映されていれば、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません、との回答がありましたので、追記させていただきました。

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