どうすればいいの?『マイナンバー』 パート1

8月に入り夏本番、暑い日が続いております。
熱中症対策には十分ご配慮下さい。

昨年のメールマガジンで「いよいよはじまる『マイナンバー』パート1~3」と題して、3回に渡り、『マイナンバー』の事前準備を中心に掲載させて頂きました。

本年度より税務関係につきまして、一部申告書の提出や届出等において『マイナンバー』の記載が必要となっております。
実際の実務において、経営者や経理担当者の方々から、ご相談がありましたので、同じようなお悩みを持った方も多くいらっしゃると思い、今回は実務レベルの対応策を説明いたします。

1.『マイナンバー』を失くした場合

(1)通知カードを自宅で紛失した場合
市区町村で再発行の申請を行います。
*自宅以外で紛失した場合には警察署にも届出が必要です。

(2)マイナンバーカード(個人番号カード)を紛失した場合
以下の手順で行って下さい。

  • 地方公共団体情報システム機構の個人番号カードコールセンターへ連絡して
    「一時利用停止」を申請して下さい。
  • 警察署に紛失届を行って下さい。
  • 市区町村で再発行の申請を行います。

又、法人の『マイナンバー』は公表されており、自分の会社や取引先の会社の『マイナンバーについては、インターネット上の国税庁法人番号公表サイトで会社名や住所でもって、『マイナンバー』を検索することが出来ます。

2.『マイナンバー』を提供してくれない社員がいる場合

今年度から税や社会保険の書類に『マイナンバー』の記載が求められており、記載することは、法律で定まられた会社の義務です。
従って、その事を社員に十分説明し、出来る限り提供を求めて下さい。

それでも、提供を受けられない場合には、提供を求めた経緯や督促した状況等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいて下さい。

随時行政側の対応も変わって行くでしょうが、税務署や年金事務所が、『マイナンバー』が記載されていないことを理由に書類の受付を拒否することはないようです。

3.利用目的の明確と社員への通知

『マイナンバー』はその利用範囲が限定的に定められており、「社会保障、税及び災害対策に関する事務並びにこれらに類する条例で定める事務」でのみ利用ができることとなっています。

従って、『マイナンバー』の利用目的が限定されていますので、社員の同意があったからと言って、利用目的の範囲(通例として源泉徴収票や社会保険書類)を超えて、利用することはできません。

意外とこの事に関して、事業者の方への周知がなされておらず、金融機関にも提出が必要と勘違いされている事業者の方もあります。

又、社員に対しては事前に『マイナンバー』の利用目的を通知し、公表する必要があります。通知の方法は文書による個別通知や各社員へのメール通知などがあります、又、社内報への掲載や就業規則への記載による公表の方法もあります。

注意すべき点は、複数の利用目的をまとめて通知(公表)することは可能ですが、『マイナンバー』を取得してから、利用目的を追加することは認められないことです。

『マイナンバー』を実際利用される事務担当の方は、今一度制度内容等を確認し、国税庁のQ&Aなどもインターネット上にありますので、参考になさって下さい。

社会保障・税番号制度<マイナンバー>FAQ(国税庁)

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