いよいよはじまる『マイナンバー』

平成27年4月号と6月号で『マイナンバー』パート1・2として『マイナンバー』の概要や利用時期にふれました。
さて、いよいよ今月10月から、住民票を有するすべての方にマイナンバーの「通知カード」が送られてきます。
今回はパート3として、事業所における『マイナンバー』制度への事前準備について説明いたします。

1.用語の定義や意味

まず、『マイナンバー』制度において独特の用語がありますので、特にややこしい用語について説明いたします。

(1)通知カード
市町村長が個人番号(12桁)を本人に通知する際に送付するもので、通知カード券面には、個人番号及び基本4情報(住所、氏名、生年月日、性別)が記載されています。

(2)個人番号カード
通知カードの交付を受けた方で、さらに希望する方は個人番号カードが取得できます。
本人の申請により交付されるもので、平成28年1月以降、交付されます。
カードには個人番号、基本4情報(住所、氏名、生年月日、性別)、顔写真等が記載され、本人確認書類としても利用できます。
尚、従来の住民基本台帳カードの発行・交付が平成27年12月末で終了し、個人番号カードと住民基本台帳カードとを重複して持つことは出来ません。

(3)個人番号利用事務実施者
市役所や税務署などおしなべて行政機関等を言います。

(4)個人番号関係事務実施者
従業員の源泉徴収票に『マイナンバー』を記載して行政機関等に提出するなどの事務を行う事業者(会社)を言います。

2.安全管理措置
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安全管理措置は『マイナンバー』を取り扱うすべての事業者に課されている義務となっています。漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のため、以下の対応を検討、準備して下さい。

(1)組織的安全管理措置:事務取扱者及び責任者の明確化
(2)物理的安全管理措置:『マイナンバー』を取り扱う区域の管理
(3)技術的安全管理措置:情報システム(不正アクセス防止など)管理
(4)人的安全管理措置:事務取扱担当者の監督・教育

具体的には、『マイナンバー』を取り扱う社員を選定し、研修を行い、社内的に基本方針や取扱規定を策定する必要があります。取扱事務をより具体化した業務マニュアル、業務フロー図、チエックリスト等の作成も検討して見て下さい。

3.事務の委託

『マイナンバー』の取り扱いには、情報漏えいや不正利用の問題があり、事業者はかなり神経を使いますが、中小企業においては実務的に、取扱事務の相当部分を税理士や社会保険労務士に委託するケースが多いと思われます。
税理士や社会保険労務士に事務委託する場合の留意点は以下のとおりです。

(1)委託者(事業者)は委託先において、事業者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
(2)『マイナンバー』の提供方法や委託先での保管
(3)データ管理方法や使用ソフトの確認、共有
(4)責任所在の明確化( 契約書などの締結も有効)

『マイナンバー』を実際利用するのは、平成28年からですが、通知カードが各社員に送付される今月から、事前準備に取り掛かって下さい。

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