紙やラベルでできる!マイナンバー収集と管理

マイナンバー(個人番号)通知カードの郵送が始まりました。

10月下旬頃から、「届いた!」「まだ届いてない!」という声が聞こえてくることでしょう。実際に企業が従業員やその扶養家族のマイナンバーを記載して行政機関などに提出するのは、2016年1月1日以降です。
でも、マイナンバーの通知カードが届き始めると皆さん不安になるものです。「届いたらどうするの?」といった不安解消や通知カードの取扱注意を兼ねて、担当者は早めに対策をとりましょう。

マイナンバーが届いた側=個人がすることは3つ

  1. 内容物と記載内容を「目を皿のようにして」確認
    ※人間です。間違うこともあるので、キチンと確認しておきましょう。
  2. 顔写真付きの個人番号カードを申請
    ※運転免許証のない方には身分証明書になるので、便利でしょう。
  3. 通知カード、または個人番号カードを厳重に管理
    ※マイナンバーは勤務先や信頼できる場合にだけ教えましょう。レンタルショップなどで会員カードを作成する場合に、個人番号カードの裏面のコピーは禁止行為です。

マイナンバーを収集する側=企業がすることは3つ

  1. 利用目的を明確に表示してマイナンバーと本人確認書類を収集
    ※マイナンバーは社会保障・税・災害対策 に関する行政手続きでのみ利用する旨を伝えます。
    ※収集範囲は、従業員(社員・アルバイト・パート)とその扶養親族、報酬を支払う外部の方です。
  2. マイナンバー業務を担当する専任者を決定
    ※作業現場の隔離など、セキュリティ対策も不可欠です。
  3. マイナンバーの利用記録と破棄の管理を徹底
    ※最大限の漏えい防止対策が求められます。マイナンバー法では、既存の個人情報保護法よりも厳しい罰則等が定められています。

マイナンバーは大切な個人特定情報ですので、企業に厳格な管理が求められています。従業員の住所や電話番号とは一線を画した、高いレベルの保護・管理体制が必要です。
「小さな会社だから関係ない」「個人商店・個人事業者だから必要ない」と、思っておられるなら、ちょっと危険です。住所や電話番号とは一線を画した、高いレベルの保護・管理体制が必要なのです。

個人情報の保護・罰則に関する質問(内閣官房ページ)
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  • どうやって安全にマイナンバーを収集しよう?
  • どうしたら、漏えい、改ざんなどが発生せずマインナンバーを管理できるだろう?
  • クラウド型のマイナンバー収集・管理サービスを利用する予算はないし・・・。

紙やラベルでできる!マイナンバーを収集・管理商品があります。

収集するマイナンバーが大量でない場合や、紙で収集して金庫に保管というスタイルが一番安心!という方にはおすすめです。

マイナンバーを取り扱う担当者の声とお悩み解決に向けた商品

マイナンバー収集の際、手元に届くまでに開封されたらどうしよう。

マイナンバー業務の際、知らない間にコピーをとられたらどうしよう。

  • コピー偽造防止用紙」は、コピーをとると、真っ黒になったり「COPY」の文字が現れ、コピー偽造防止対策になります。

マイナンバー保管の際、勝手に持ち出されたらどうしよう。

その他にも、コピー用台紙・管理台帳・透けない封筒など、10月下旬に新商品の発売が予定されています。
商品情報が確定次第、ミモザ「ヒサゴ」ショップのマイナンバー収集・管理特集ページにてご案内いたします。
http://www.mimosa.gr.jp/hisago/mynumber.html

【あとがき】

マイナンバー収集・管理という目的には不向きですが、情報保護ラベルにはプライバシールという商品があります。カラフルなデザインなので、イベントやパーティの出欠はがきなどに同封すれば、出席率UPまちがいなし!
カラー素材紙「Cra’po(クラッポ)」も併用してトータルコーディネートを演出できるのは、紙製品の老舗ヒサゴだからできることです。

本日のブログは、文具大好き“ノート”がお届けしました。

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